L'ETUDE
Les employés du notaire
Un notaire Assistant est un collaborateur diplômé Notaire. Il n’est plus stagiaire mais pas encore nommé par le Garde des Sceaux pour être notaire “en titre”. Son rôle est de recevoir la clientèle et de traiter les dossiers en collaboration avec le Notaire. Il peut être habilité à recevoir des actes. Il peut assumer des fonctions d’encadrement du personnel de l’office. Il n’engage pas sa responsabilité civile.
C’est un futur notaire en formation.
C'est un technicien du droit qui rédige les actes, rassemble les pièces administratives nécessaires, suit les dossiers et parfois reçoit les clients. Les responsabilités du clerc dépendent du niveau de ses connaissances en droit et de son expérience, mais aussi de l'importance de l'étude et de son implantation.
Le Collaborateur des Offices de Notaires, selon sa formation et son expérience, est un rédacteur d’actes plus ou moins complexes.
Dans tous les domaines du droit notarial (droit de la famille, droit immobilier, droit des affaires), il intervient et rédige des actes qui seront ensuite authentifiés par le notaire pour fixer de manière définitive et indiscutable la convention entre les parties. S’il est habilité, il peut recevoir lui-même la signature des parties. Il est par ailleurs le conseiller des familles et des entreprises. Il partage leur vie quotidienne et les assiste dans toutes leurs démarches juridiques, fiscales et administratives;
ASSISTANT(E) JURIDIQUE
L'assistant(e) juridique a pour principale mission d'assister un responsable juridique : avocat, notaire, huissier, conseiller juridique, responsable juridique d'une administration, d'une entreprise. Ses activités recouvrent non seulement les tâches traditionnellement dévolues à l'assistante : accueil, communication, organisation, correspondance, mais également, grâce à sa formation spécifique, les tâches particulières liées à son environnement de travail : recueil, exploitation, présentation des documents spécifiques, déclenchement des procédures judiciaires, déclarations légales et réglementaires, comptes rendus d'audiences, traitement des dossiers, etc. Ce métier exige des qualités de rigueur, d'ordre et de respect de la confidentialité.
LE CLERC DE NOTAIRE
Technicien du droit et généraliste du droit notarial, le clerc de notaire est un collaborateur du Notaire.
Il se distingue des autres salariés de l'office notarial - comptables et secrétaires - par sa formation juridique fondamentale.
Par sa formation même, puis à travers les tâches qui lui seront confiées au sein de l'office, le clerc de notaire se voit reconnaître, a priori, un champ d'action aussi vaste que le domaine de développement de l'activité notariale : du droit civil (contrats, famille...) au droit des affaires (cessions de fonds de commerce, constitutions de sociétés...), sans omettre le droit immobilier (ventes immobilières, construction et urbanisme, copropriété...), la fiscalité, la gestion de patrimoine.
Les étapes importantes de la vie des entreprises, des familles et des particuliers sont ponctuées par des contrats : achats, ventes, successions, donations… et se concrétisent en actes. Préparer, rédiger, faire authentifier ces actes aux contenus variés et très ciblés, c’est la base du travail du clerc de notaire.
Sous la responsabilité du notaire, aux côtés des autres salariés de l’office notarial – comptables et secrétaires – il est le technicien de droit. Devenu cadre, c’est un spécialiste capable d’assurer la marche d’une étude.
Le clerc établit conformément aux notes de frais, les fiches de taxes des actes notariés et des prestations notariales, c'est à dire :
- calcule le montant des droits d'enregistrement, TVA,...
- calcule le montant des émoluments et honoraires du notaire
- calcule les frais et débours
L'évolution professionnelle dépend de l'autonomie dont le clerc fait preuve dans son travail. On commence généralement comme technicien pour diriger une équipe en fin de carrière.
COMPTABLE
C’est un poste important dans un office. Il est parfois désigné à raison le nerf névralgique de l’office notarial. La gestion de flux important de fonds qui circulent au sein de l’office notarial et la spécificité de la fonction du notaire exigent une comptabilité notariale spécifique. Le comptable assure la gestion comptable, économique, financière et fiscale de l’activité professionnelle. Dans le cadre son activité, le comptable doit :
Enregistrer de façon chronologique toutes les opérations de l’office notarial (Comptabiliser les factures des fournisseurs, les factures des clients ou les notes de frais, les déclarations fiscales et sociales…), Traiter les commandes. Faire aussi les opérations diverses de gestion bancaire (ordre de virement traite etc...), payer les factures aux fournisseurs, relancer les factures impayées, Vérifier les comptes de l'entreprise c'est à dire les dépenses et les entrées d'argent pour connaitre à chaque instant la position et les possibilités financières de l'entreprise. Cela passe par toutes les dépenses (fournitures de bureau, paies des salariés, achats de machines, achats de matières premières), Suivre les dossiers du point de vue comptable et fiscal, faire les états de rapprochement bancaire, Régulariser et consolider des comptes Etablir le compte de résultat, les états financiers et annexés (bilan)….
Le service comptabilité qui doit être en contact avec tous les services pour mener à bien sa mission, exige une grande rigueur et une parfaite connaissance de la comptabilité, de la finance, de l’économie, de la fiscalité….
Le Comptable est un généraliste ou un spécialiste selon l'entreprise ou le service de l'administration.
Le rôle de comptable est donc central.
Au minimum, un niveau Bac+ 2 pro comptabilité et finance est exigé par les employeurs aux occupants de ce poste.
FORMALISTE
Le formaliste effectue l’ultime contrôle des actes produits par l’office pour en assurer la qualité et la conformité. D’une manière générale, il examine tous les actes et traque l’éventuelle erreur commise sur chacun d’eux pour éviter tout rejet ou refus de publication. Il doit garantir que les délais soient maîtrisés. Il réalise aussi les formalités pour la validité et la publication des actes : extraits d’acte, copies authentiques, ... ; il porte sur les actes les mentions obligatoires et les dépose aux administrations (hypothèques). Enfin, il met à jour les registres officiels de l’office : répertoire, formalités, publications, refus et rejets, etc.
C’est une activité sédentaire qui demande à la fois de la rigueur, de la méthode et de l’autorité. Le formaliste est souvent seul à exercer cette activité dans l’entreprise, sous la responsabilité du notaire. Les offices de taille importante peuvent avoir un service consacré aux formalités.
Outre les clercs de l’étude, les notaires et le caissier-comptable taxateur, le formaliste est en contact fréquent avec les services des hypothèques, les greffes des Tribunaux de commerce et la Caisse des dépôts et consignations. Ce métier est accessible aux femmes et aux hommes.
Dans le cadre de son travail, le formaliste doit :
. Contrôler les actes produits par l’office
. Réaliser les formalités liées aux actes
. Suivre les refus et rejets des actes par le service des hypothèques
. Déposer les actes aux hypothèques
Il faut être au minimum titulaires d’un diplôme de niveau Bac et faire un stage de
formation dans un office notarial.
ARCHIVISTE
Il est chargé de la gestion des flux de données, de documents et autres pièces au sein de l’office notarial.
Le notaire étant tenu de conserver pendant cent ans les actes qu’il reçoit, il est primordial pour un office notarial d’avoir un service d’archivage des dossiers, documents et actes pour leur sécurisation et leur conservation durable.
COURSIER
Le coursier de l’office notarial assure l’acheminement d’objets et de dossier d’un endroit à un autre. Ce sont le plus souvent des enveloppes, des plis ou des paquets ou des contrats ou documents qu’il faut aller chercher dans une administration ou chez un particulier pour les déposer à l’adresse du destinataire. Ces opérations d’enlèvement et de livraison sont rarement regroupées en tournée, il s’agit le plus souvent de course. Une fois la course terminée, le coursier doit reprendre contact avec l’office notarial avant de se rendre à une autre adresse ou plusieurs adresses au court de la même matinée ou journée. Le coursier travaille la plupart du temps selon un horaire serré, car les documents et produits doivent être livrés rapidement. Il utilise le plus souvent un deux-roues (mobylette, scooter, moto). Il peut, plus rarement, conduire un quatre-roues. Il doit connaître parfaitement sa zone de travail (meilleur itinéraire). La rapidité des courses se fait dans le respect des règles de sécurité et du code de la route.